お盆休みの出社......、だからこそできる「パソコンの整理」

「お盆休みなのに、出社することに......」

夏季休暇を全社一斉にとるのではなく、交代制だったり、誰かが社内にいなければならないなどの理由で、お盆の時期に出勤する人もいるはず。ただ、ほかの会社もお盆休みに入っているケースが多いから、電話はほとんど鳴らなかったり、メールも全く来なかったり......。

そんなときこそ、パソコンの中を整理するのにちょうど良い機会。特に、デスクトップ上や「マイドキュメント」「書類」といったフォルダーの中身は、忙しい日常では散らかし放題になってしまいがち。お盆休み中ならば、余裕をもってそれらの整理ができそうだ。

ということで、今回は、お盆休み明けから効率的に仕事ができるように、ファイル、フォルダーの整理術を紹介したい。

まず、ファイルの整理で大切なのは、「階層」を作る意識を持つこと。多くの人が、Windowsであれば「マイドキュメント」、Macであれば「書類」の中に、仕事で必要となるファイルを収納しているはず。この「マイドキュメント／書類」が1層目のフォルダーとすれば、2層目に客先別、あるいは「仕様書」「プレゼン資料」など、分野ごとの大分類のフォルダーを作る。

そして、3層目には「資料」「対応中」「対応完了」など、状況ごとに分けたフォルダーを作ることが好ましい。さらに、小分類のフォルダーを作ってもよいが、あまりに細か過ぎるフォルダー分けは、逆に分かりづらくなってしまうので、注意が必要だ。

また、「.xls」「.docx」などの各ファイルでやっておいた方がよいのが、ファイル名に日付を入れること。例えば、2014年7月中に作成した見積書であれば、「1407見積書.xls」といった具合。なぜこうした方が良いのかというと、後で探すときに見つけやすいから。規則的なファイル名の付け方をしていれば、「名前で（フォルダー）整理」などのコマンドで時系列順にファイルを並べることができ、必要なときにすぐに開くことができる。

こうした整理だけでなく、ハードディスクのクリーンアップや、OS、各種アプリがきちんとアップデートされているかの確認などもできそうだ。時間に余裕があるうちに整理して休み明けに備えれば、同僚に一歩差をつけられるかも!?